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Nebenkostenabrechnung: Fristen und Sorgfaltspflichten für Vermieter

Warum ist die Frist so wichtig?

Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, die jährliche Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen und dem Mieter zu übermitteln. Diese Frist ergibt sich aus § 556 Abs. 3 BGB.

Was passiert, wenn die Frist überschritten wird?

Wird die Abrechnung zu spät zugestellt, verliert der Vermieter das Recht, Nachforderungen gegenüber dem Mieter geltend zu machen. Der Mieter muss dann eine Nachzahlung nicht mehr leisten, selbst wenn sie berechtigt wäre.

Wie muss die Abrechnung zugestellt werden?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form der Zustellung vor. Entscheidend ist allein, dass die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist tatsächlich zugeht. Es empfiehlt sich daher, auf einen nachweisbaren Zugang zu achten – etwa durch Einwurf-Einschreiben, persönliche Übergabe gegen Quittung oder (bei Einverständnis des Mieters) per E-Mail. Gerade zum Fristende ist besondere Sorgfalt geboten, da der Zugang im Streitfall vom Vermieter bewiesen werden muss.

Ausnahmefälle

Nur wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat (z.B. verspätete Abrechnungen von Versorgern), kann ausnahmsweise auch nach Fristablauf noch eine Nachforderung möglich sein.

Fazit

Vermieter sollten die Nebenkostenabrechnung frühzeitig erstellen und auf einen sicheren Zugang beim Mieter achten. Eine verspätete oder nicht nachweisbare Zustellung kann zum vollständigen Verlust von Nachforderungsansprüchen führen.

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Tipp: Bei Unsicherheiten zur Zustellung oder Fristwahrung empfiehlt sich eine rechtliche Beratung – sprechen Sie uns gerne an!